ANALISIS DE EVENTOS EN OTROS PAÍSES

El sector del evento en otros países, haciendo un dibujo o fotografía de las tendencias, el Sea Event Management Institute, el Barómetro de Congresos y Eventos 2012 de American Express Congresos y Eventos, y otros organismos, apuntan varias tendencias entre las cuales están:

Los eventos son cada vez más cortos; la escasez de tiempo es uno de los grandes problemas del momento, que acorta la duración de dichas celebraciones, o de la propia asistencia a los mismos, de ahí que el sector de la moqueta para eventos haya modificado su estructura en cuanto a durabilidad, todo esto supone pues un reto enorme en cuanto a la calidad para este sector, en cuanto a optimización, costes y objetivos.

Se combinan el ocio y el trabajo; las agendas están cada vez más llenas, para los clientes el contenido de las reuniones es más importante que nunca para un 47% de los proveedores encuestados, y se prevé que los incentivos estén más enfocados a negocios, por lo que aumentarán los eventos que combinan reunión e incentivo.

Los eventos son cada vez más pequeños y cuentan con menos asistentes, soliendo ser B2B aunque con mayor poder de decisión.

Dichos eventos son más locales; a veces con utilización de tecnologías para transmitir el contenido del evento a otras sedes, o a veces sustituyendo un gran evento por cuatro pequeños y locales.

Siguen formatos más interactivos; es decir, la tendencia está orientada a lo interactivo y experiencial, cada vez hay más reuniones donde la audiencia comparte más sus conocimientos, experiencias y habilidades.

Los eventos apuestan cada vez más por la sostenibilidad de los mismos, haciendo hincapié en la sensibilidad por emplear medios y materiales que no contaminen o que puedan ser reciclados.

El ‘adelgazamiento’ de la estructura con la reducción de plantilla y la externalización de servicios sigue siendo una estrategia al alza. La agencia se convierte cada vez más en una estructura ligera, gestionando algunos conocimientos esenciales internamente (gestión clientes, posiblemente estrategia / creatividad) y sobre todo gana expertise en gestión de recursos externos freelance.

En cuanto a los proveedores, han seguido un camino parecido, con más tendencia de lanzar nuevos productos (algo lógico teniendo en cuenta la diferencia de actividad), de crear paquetes de servicios, o de desarrollar su presencia en redes sociales.

La Gestión de Eventos y la Optimización de Costes, Eventos Sostenibles.

Las empresas destinan un porcentaje de su presupuesto de marketing al mercado de eventos. Este año, (2012) el porcentaje pasa del 24% a un muy similar 22,5%. Los eventos como herramienta de comunicación y de marketing están muy presentes en el día a día de las empresas: un significativo 15% afirma que suponen más del 50% de su presupuesto de comunicación. De hecho, un 5%, porcentaje pequeño pero reseñable, aumentará su presupuesto de eventos en 2012.

En cuanto a qué departamento decide sobre eventos, con mucha diferencia sigue siendo la gente de marketing, seguidos de los de comunicación. A notar: un significativo 22% de las empresas dan un protagonismo importante a su departamento de RR HH en la gestión de sus eventos, y en menor medida, dirección general y compras. También notable y sorprendente es la baja presencia del departamento de viajes (5% de las empresas).

El evento en España es ante todo externo. De media, las empresas afirman dedicar menos del 20% de sus presupuestos a los eventos internos (mientras las agencias galas les dan un peso del 37%). Los esfuerzos de las empresas van a la promoción y la venta, más que a formación y motivación, probablemente un fenómeno agudizado por la situación económica.

Las agencias avalan esta tendencia: en su opinión los eventos que más crecerán en 2012 responden esencialmente a estrategias de estimulación de ventas: eventos promocionales, street marketing… van por delante de los eventos de comunicación, sponsoring, prensa, etc. Esta obsesión por la venta se ve en un estudio de EMI según el cual vender es la prioridad número 1 de los event marketers (83%) seguido de la creación de marca (73%) y de la formación sobre el producto (53%).

Siguen también con su tendencia ascendente los eventos de formación, que han dejado de ser pequeños eventos sin mayor trascendencia para convertirse en una eficaz herramienta para implicar a sus clientes (la formación a clientes y distribuidores ha tomado un protagonismo importante, más allá de los eventos de formación interna).