GESTION DE SALAS PARA CONGRESOS Y EVENTOS EN HOTELES.

Tipos de salas;

Antes de asignar salas y salones, los responsables de eventos deben tener muy en cuenta sobre qué es lo que el hotel puede llegar a ofrecer realmente para atender la petición de un cliente interesado en eventos. Un error que se comete habitualmente es creer que solamente se dispone de las salas, espacios o salones predefinidos y que forman parte de la oferta habitual como lugares disponibles. Hoy en día, cualquier lugar del hotel, desde la azotea, pasando por la zona aledaña a la piscina, puede ser válido a la hora de adaptarlo a las diferentes necesidades de un grupo, aunque no sean los lugares habituales.

                      SALON TIPO AULA                    SALON TIPO AUDITORIO               TIPO IMPERIA

                  SALON TIPO RUSO                       SALON MESA REDONDA             TIPO PASARELA

                 SALON TIPO EN “U”

Cálculo del precio de venta al público de los salones

En España los hoteles deben tener una lista oficial de los precios de todos los salones que ofrecen, con los correspondientes sellos y autorizaciones administrativas. Esta lista de precios refleja la cantidad más alta que podemos cobrar por cada salón.

Independientemente de eso, determinar cuánto cobrar por los salones que se van a usar para eventos depende de los propios grupos o reuniones que conlleve cada evento, el día o los días de la semana, la hora, y el requerimiento de espacio que nos hayan solicitado. Si el grupo reserva un número importante de habitaciones, a unos precios que aporten un margen interesante, generalmente no se facturan cargos por las salas dedicadas a las reuniones.

En el caso de que los eventos conlleve el servicio de alimentos y bebidas, en el precio por persona del propio servicio estará incluida la parte correspondiente al uso del salón.

En establecimientos que ofrecen un espacio exclusivo para eventos, donde la totalidad del hotel se reserva para ese único cliente, se factura más por el alquiler del salón. En función del salón se podría incluir un cargo añadido cuando se den las siguientes características:

• Grandes salones diáfanos, libres de pilares, columnas u otros obstáculos
• Salas de techos altos, con lámparas retráctiles, regulables en altura
• Salas con estilo de teatro o auditórium
• Salones equipados con avanzados sistemas audiovisuales
• Salas que sean especiales, como bodegas, bibliotecas o que sean muy adecuadas para los clientes

Es importante que el planificador de eventos del cliente entienda la política de precios del establecimiento, sobre todo en lo que afecta a los cargos extras de los salones, y lo que los motiva. Muchos hoteles incluyen una cláusula similar a la siguiente, para eliminar posibles malentendidos:

“Lo normal es que la asignación del salón se realice en función del tipo de montaje, y del número de personas que se ha previsto inicialmente. En eventos en los que se deba realizar el montaje anticipadamente, o un desmontaje previo del salón, porque finalmente se requiera una mayor cantidad de espacio, o un montaje diferente, se realizará un nuevo cargo en la factura general del evento. El hotel no puede garantizar salones específicos para la celebración de un evento, y se guarda la posibilidad de realizar cambios de última hora, facilitando al cliente salones similares a los inicialmente solicitados.

Si la cifra final de asistentes es menor que la prevista inicialmente, será necesario llevar a cabo una adaptación del evento al nuevo salón que se considere más adecuado. Todos los cambios que se soliciten después de la firma de este  contrato estarán sujetos a disponibilidad del espacio que haya en el establecimiento, en el momento en que se realice la nueva solicitud.

La anulación de servicios de alimentos y bebidas, después de la aceptación de este acuerdo, se traducirá en la facturación del número total de asistentes previstos, basada en el precio del menú, o en un promedio de los precios existentes en la oferta. Si el hotel es capaz de poder revender un evento similar en la sala prevista inicialmente para la misma fecha, no se realizará ningún cargo en la factura, por este concepto.”

Puede darse casos en los que el director del hotel tenga que cambiar un evento de un salón a otro. Como se ha dicho, es imprescindible tener un listado con las tarifas oficiales de cada salón, que resulta muy útil cuando por ejemplo, en una conversación con el cliente, el hotel renuncia a ese importe.