Para qué se organiza un evento

Una de las justificaciones más fuertes para realizar el esfuerzo de invertir el dinero requerido a fin de montar un evento, es que proporciona variadas oportunidades de comunicación, antes, durante y después de ser llevado a cabo.

Cuando existe la necesidad de llamar la atención de forma que no pueda ser ignorada, con frecuencia el mejor enfoque puede ser un evento o acontecimiento especial (congreso, feria, exposición, etc…)

Un evento es una forma de comunicación utilizada para conseguir atención hacia un producto o hacia una organización. Su función principal es generar el interés de los medios de comunicación hacia algo que no tiene naturaleza noticiosa. Las organizaciones y las compañías también utilizan los eventos para dirigir la atención hacia sus actividades o funciones, de manera lúdica mezclan el ocio con el negocio de una forma dinámica.

Evento Feria del vino en Ferrol

En muchas de las ocasiones, la ventaja más importante de hacer un evento no es el número de gente que asistirá al mismo, sino el número mayor que puede alcanzarse a través de los medios de comunicación y la publicidad. Un acontecimiento especial puede tener muchos acontecimientos adyacentes, como por ejemplo: almuerzo, banquetes, concursos, discursos y otros, como parte de su desarrollo, actividades complementarias.

El acontecimiento especial es un elemento de difusión publicitaria que realizado en mayor escala, incluye y entraña todos los instrumentos y técnicas de la publicidad y requiere de una gran cantidad de detalles habilidosamente diseñados, presentados, dramatizados y publicados.

Para la realización de cualquier evento se necesita de un responsable de comunicación que lo impulse integralmente, en las redes sociales, periódicos, radio, etc…Este especialista llevará a cabo todo el esquema para ejecutar la comunicación del evento una vez que la Dirección de la empresa haya aprobado el concepto. La mayoría de los gerentes de Relaciones Públicas, una vez realizada la investigación, diagnostico de situación y establecido los objetivos, utilizan un sistema de planificación que identifica el día de terminación de cada paso del plan. Estos pasos pueden incluir todas las funciones de comunicación que rodean el evento, invitaciones, avisos, gacetillas, conferencia de prensa, e-mail marketing, telemarketing, dossier de información, marketing promocional, folletería, etc.

El responsable de la comunicación, sin importar el tamaño del evento, debe atenerse a los detalles y ser consciente del presupuesto. Debe conocer cada elemento y su oportunidad para que el evento sea exitoso. Un buen comunicador debe ser creativo y poder programar actividades que maximicen la repercusión e impacto del acontecimiento.

Tareas fundamentales del Responsable de la Comunicación

Todo comunicador debe investigar para obtener información. La información es el elemento esencial para tomar decisiones, y nos posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados de las acciones comunicantes.

 -INVESTIGAR

- INFORMAR

- TOMA DE DECISIONES

- PLANIFICAR

- EJECUTAR

- EVALUAR LOS RESULTADOS